NetSuiteでの財務管理に加え、Salesforceを導入して顧客データと営業データの管理を統合し、管理会計を強化を目的に、SalesforceとNetSuiteのAPI連携を開発し、データ統合とワークフローを最適化。これにより、手作業を削減し、ヒューマンエラーが70%減少、集計作業が50%短縮され、リアルタイムでの経営判断が可能になりました。
支援背景
以前からNetSuiteを利用して、売上、経費、予算、キャッシュフローなどの財務データをリアルタイムで一元管理していました。しかし、営業部門やマーケティング部門はExcelや紙で顧客データを管理しており、営業部門のパフォーマンスやコスト管理において非効率が生じていたことから、Salesforceの新規導入を検討。
Salesforceを使うことで顧客との関係を一元管理し、営業活動の可視化や効率化を図りたいという目的がありました。また、営業部門のデータと財務部門のデータを統合して、管理会計をより効果的に実施したいという希望もありました。
そこで、NetSuiteの財務データをSalesforceとAPI連携させ、両システムを統合した形で運用することで、財務データと営業データを組み合わせた高度な管理会計をSalesforce上で行い、迅速かつ精度の高い経営判断を実現したいと考えていました。
課題
- 情報の分断とデータの統合不足
営業部門が使用しているExcelなどのシステムはNetSuiteと連携しておらず、営業活動のコストや売上データを財務データに反映させるために、手動でデータを移行する必要がありました。このため、リアルタイムでの正確な情報把握が難しく、会計の分析や経営判断が遅れるリスクがありました。 - 手動作業によるヒューマンエラー
営業活動に関わる情報を手作業でExcelに入力し、またそれを財務部門がNetSuiteに再入力するという二重作業が発生していました。これにより、データの正確性が損なわれ、ヒューマンエラーのリスクも高くなっていました。 - 管理会計の非効率化
営業部門と財務部門のデータが統合されていないため、部門ごとのコスト管理や売上の分析に時間がかかり、迅速な経営判断に支障をきたしていました。さらに、異なるシステム間でのデータ分析が困難なため、より高度な管理会計を行うための基盤が整っていませんでした。
支援内容
NetSuiteを中心としたシステム全体の設計
既存のNetSuiteを活用し、Salesforceの導入に伴いシステム全体の設計を担当しました。具体的には、財務管理システムとして運用されていたNetSuiteを基盤とし、営業データと財務データを統合する仕組みを構築しました。この設計には以下の要素が含まれます。
- データフローの詳細設計：SalesforceとNetSuite間でデータを連携させ、営業データと財務データがリアルタイムで同期される仕組みを整備。営業データはSalesforceで管理され、これを自動的にNetSuiteに反映させることで、部門ごとの経費や収益がリアルタイムで把握できるようになりました。
- 運用フローの再設計：営業、経理、経営陣の業務フローを再評価し、システム全体が連動するように設計。これにより、各部門が連携しながら業務を進める環境が整い、全体的な業務効率が向上しました。
Salesforceベンダーのハンドリング
Salesforceの導入は外部ベンダーが担当していましたが、SalesforceベンダーはNetSuiteの仕様や運用方法を十分に理解していませんでした。このため、プロジェクト全体の調整役として、SalesforceとNetSuiteの両システムが円滑に統合されるようにサポートを行いました。
- 両システムの仕様統一：Salesforceベンダーに対し、NetSuiteのデータ構造やAPI連携の仕組みを説明し、営業データと財務データの一貫性を保つために、同期タイミングやデータ形式に関する仕様を統一。
- プロジェクト進行の調整：SalesforceベンダーがSalesforce側のカスタマイズを行う中、NetSuiteとの連携部分における技術的調整を行い、プロジェクト全体がスムーズに進行するようコーディネートを実施。
API連携の開発
SalesforceとNetSuite間でデータを自動的に同期させるため、APIの開発を担当しました。このAPIにより、Salesforceに入力された営業情報がリアルタイムでNetSuiteに反映され、NetSuiteの財務データがSalesforceで表示されるようになりました。
- 営業データの同期：Salesforceで管理される顧客情報、商談、受注データが自動的にNetSuiteに反映され、財務管理が行われる仕組みを構築。これにより手動入力が不要となり、ヒューマンエラーのリスクが低減しました。
- 財務データのSalesforce連携：NetSuiteで管理されている売上、経費、予算などの財務データをSalesforce上でも確認できるようにするAPIを構築し、営業部門や経営陣がリアルタイムで財務情報にアクセスできるようになりました。
- エラーハンドリング機能：API同期時に発生するエラーを検知し、自動的に処理する機能を追加。これにより、データ整合性が保たれ、同期の信頼性が向上しました。
管理会計用ダッシュボードの設計
Salesforce上で管理会計を支援するためのカスタムダッシュボードを設計しました。これにより、NetSuiteの財務データとSalesforceの営業データを統合的に把握できるようになりました。
- リアルタイムのデータ可視化：経営陣が営業データと財務データをリアルタイムで監視できるダッシュボードを設計。売上予測やコスト管理、利益率などの財務指標を一目で確認でき、迅速な意思決定が可能となりました。
- 部門別KPIと財務指標の管理：営業部門ごとの売上やコスト、利益率をリアルタイムで把握できる機能を組み込み、部門ごとのパフォーマンスを効率的に管理。
- 収益とコストのパフォーマンス分析：過去のデータと現在のパフォーマンスを比較し、将来の収益予測やコスト削減策を検討するためのデータを視覚的に提供する機能を強化。
支援結果
業務効率の向上
API連携により、Salesforceで入力された営業データとNetSuiteの財務データが自動的に同期されるようになり、手作業でのデータ入力や二重入力が不要となりました。これにより、データ処理にかかる時間が大幅に短縮され、月末の集計作業にかかる時間が50%削減されました。以前は1週間かかっていた作業が、現在では3日以内に完了するようになりました。
ヒューマンエラーの削減
手動でのデータ移行や入力ミスが原因で発生していたヒューマンエラーも大幅に減少しました。導入前は月次財務報告で頻繁にミスが発生していましたが、API連携により自動化されたデータ統合によって、ヒューマンエラーの発生率が70%削減されました。
管理会計の精度向上
NetSuiteからSalesforceへのリアルタイムのデータ連携により、営業部門と財務部門のデータが一貫して可視化されるようになり、管理会計の精度が向上しました。特に、Salesforce上に構築した管理会計用ダッシュボードでは、部門ごとの売上、コスト、利益の状況をリアルタイムでモニタリングでき、これにより経営判断に必要なデータを迅速に提供できるようになりました。
経営判断のスピード向上
リアルタイムで財務データと営業データが統合されることで、経営陣が意思決定を行うまでのプロセスが大幅にスピードアップしました。これにより、経営層が戦略的な投資判断やコスト削減の決定を迅速に行えるようになり、意思決定にかかる時間が30%短縮されました。
お客様の声
RICE CLOUDさんのサポートにより、私たちはSalesforceを活用して管理会計を実現することができました。特に、NetSuiteで既に運用していた財務データをSalesforceに連携させることで、リアルタイムに営業データと財務データが統合され、管理会計の精度が飛躍的に向上しました。
これまでは、財務データと営業データを別々のシステムで管理していたため、正確なコスト分析や収益管理を行うには手間がかかっていました。しかし、API連携を通じてNetSuiteの財務データがSalesforceに自動的に反映されるようになり、これまで手作業で行っていた二重入力やデータ統合の手間がなくなりました。
特に、RICE CLOUDさんが設計してくれた管理会計用のダッシュボードは、営業部門の売上データと経費などの財務データをリアルタイムで可視化してくれます。これにより、経営陣がすぐに状況を把握し、迅速な意思決定が可能になりました。今では、部門ごとのコストや収益の動きをリアルタイムで確認でき、業績管理が非常に効率的になりました。
