建設・イベント向けの資材レンタル業を営む企業が、営業担当者と倉庫担当者の間に生じる在庫管理の非効率を解消するため、Power Platformを活用した営業支援アプリを導入しました。これにより、商品単位で提案を行う営業担当者と、部品単位で在庫管理を行う倉庫担当者の情報ギャップが埋められ、より正確で迅速な在庫確認が実現しました。
支援背景
建設現場やイベントで使用される多種多様な資材をレンタルするこの企業では、営業担当者は資材を使った商品単位で管理し、提案活動を行っていました。一方、倉庫担当者は数万種類に及ぶ資材の部品単位で在庫を管理しており、双方の管理方法の違いから在庫状況の把握が非常に困難な状況にありました。営業担当は、商品を構成する部品の貸出可否を正確に把握できず、現状の在庫データを基に勘や予測で判断していたため、頻繁に業務上のトラブルが発生していました。
課題
- 在庫管理方法の違いによる情報不足
営業は商品単位で提案を行う一方で、倉庫では商品を構成する部品単位で在庫を管理していたため、必要な部品が全てそろっているかをすぐに判断できず、在庫状況を把握するのに時間がかかっていました。
- 資材不足による直前トラブル
商品提案後に構成部品が不足していることが直前で判明し、対応に追われることが多発していました。
- 無駄な機会損失
実際には在庫が十分にあったにも関わらず、部品単位での確認ができないために「不足」と判断し、提案や契約を断ることが発生していました。
- 倉庫担当者への負担
在庫確認のたびに倉庫担当者へ問い合わせが発生し、作業効率が低下していました。
支援内容
営業支援アプリの開発
Power Platformを用いて営業担当者の業務をサポートするアプリを開発しました。営業担当者が案件で必要な商品単位の情報をアプリで入力すると、自動でその商品に関連する数百から数千種類に及ぶ部品リストが生成されます。アプリは部品ごとの在庫状況を瞬時に判定し、希望のレンタル期間中に必要な部品が全てそろっているかどうかを自動で確認します。この仕組みにより、営業担当者は倉庫の担当者に都度問い合わせをすることなく、顧客に迅速な提案ができるようになりました。
企業が長年にわたり運用してきた複雑な在庫管理計算を行うExcelロジックをアプリに組み込みました。このロジックは、特定の商品を構成する部品の数量や在庫状況を精緻に計算するもので、現場ではすでに確立された手法として定着していました。これにより、担当者は新しいシステムを学ぶ負担を感じることなく、慣れ親しんだルールのもとで業務を継続できるようになりました。
メンテナンス性を確保
アプリは現場での継続的な運用を想定し、倉庫担当者が簡単にロジックを更新できるように設計されています。新しい資材やオプションが追加された際には、これまでのExcelロジックと同様の数式作成や簡単な設定変更で計算ルールを修正できる仕組みを導入しました。これにより、システム管理の外部依存を減らし、社内リソースで素早く調整やメンテナンスが可能となり、業務の柔軟性が向上しました。
支援結果
情報ギャップの解消
営業担当者が商品単位で提案する一方、倉庫担当者は部品単位で在庫管理を行うという管理方法の違いによって生じていた情報ギャップを解消しました。アプリの導入により、営業担当者は商品が構成する部品全ての在庫情報を即時に確認できるようになり、商品単位での提案がよりスムーズに進行。顧客への提案スピードが向上し、商談の精度が改善しました。
在庫確認の迅速化
これまで倉庫担当者に問い合わせていた在庫確認が、アプリを使用することで瞬時に完了するようになりました。具体的には、従来1時間以上かかっていた在庫確認作業が数分で行えるようになり、営業担当者は迅速に見積もりを出すことが可能となりました。これにより、顧客からの依頼に素早く対応できる体制が整いました。
トラブルの大幅減少
アプリが商品に必要な全ての部品をチェックすることで、直前に部品不足が発覚する事態が大幅に減少しました。これにより、緊急対応が必要なケースが70%以上減り、現場での混乱やコスト増加が防がれました。部品不足を事前に防止することで、顧客満足度も向上しました。
機会損失の防止
正確な在庫情報を瞬時に提供できることで、これまでは「在庫不足」と誤って判断して断っていた案件も積極的に提案できるようになりました。その結果、商談の成立率が上昇し、売上機会が15%以上増加。営業活動の効率が向上し、会社全体の収益が改善されました。
倉庫担当者の負担軽減
アプリ導入後、営業担当者からの在庫確認依頼が激減しました。倉庫担当者はこれまで問い合わせ対応に追われていた時間を、より重要な在庫管理業務や資材のメンテナンスに割り当てられるようになり、業務効率が大幅に向上しました。これにより、倉庫全体の作業品質も向上し、社内の業務フローが円滑になりました。
資材回転率の把握
アプリを通じて、各資材の在庫状況だけでなく、貸出頻度や使用サイクルもデータとして可視化されるようになりました。これにより、資材の回転率を正確に把握でき、人気の高い資材の追加購入や不要な資材の削減といった在庫最適化の戦略を立てやすくなりました。結果として、倉庫スペースの効率的な利用が可能となり、在庫管理コストの削減にもつながりました。
お客様の声
今回のアプリ導入で、営業と倉庫間の情報ギャップが解消されました。営業担当が即座に在庫状況を把握できるようになり、提案スピードが飛躍的に向上しました。特に感動したのは、資材の回転率が明確にわかるようになり、在庫管理が非常に効率的になった点です。倉庫担当者の負担も減り、全社的に業務がスムーズに進むようになったのは大きな成果です。
